Document & Email Automation
Emailurile repetitive și PDF-urile se pot procesa singure. Noi le punem la treabă.
Eliminăm un flux repetitiv de emailuri, documente sau cereri de ofertă — rulează singur, la preț fix, fără erori, fără ore pierdute.
- De la €1.000
- Extragere date PDF
- Email automat
- Livrare în 1–2 săptămâni
Câte ore pe zi pierde echipa ta pe asta?
Acestea sunt fluxurile pe care le întâlnim cel mai des la firmele cu care lucrăm.
- Emailurile primite de la clienți se citesc și se răspunde manual, unul câte unul
- Ofertele și propunerile se creează de la zero pentru fiecare client
- Datele de pe facturi PDF se extrag manual și se introduc în Excel sau ERP
- Documentele primite (contracte, facturi, cereri) se clasifică manual pe foldere
- Formularele de onboarding se trimit manual și colectarea se urmărește tot manual
- Același email este scris de 10–20 de ori pe zi cu mici variații
Documentele și emailurile intră, datele ies structurate. Automat.
Intrare multiplă
Email, formular web, PDF primit, fișier încărcat, mesaj WhatsApp Business — lucrăm cu orice intrare ai.
Procesare AI
Extragere date, clasificare documente, redactare răspuns, generare propunere — AI face munca repetitivă.
Ieșire în sistemele tale
Datele merg unde trebuie: CRM, Google Sheets, sistem contabil, email trimis, task creat, folder clasificat.
Ce automatizăm concret
Fiecare flux de mai jos este un serviciu de sine stătător sau parte dintr-un pachet mai mare.
Email primit → date extrase → CRM / foaie de calcul
Emailurile de la clienți sau furnizori sunt procesate de AI: extrage datele relevante (sumă, termen, produs, persoană de contact) și actualizează CRM-ul sau foaia de calcul.
Cerere ofertă → propunere AI → PDF → email client
Din datele cererii de ofertă (primite prin email sau formular), AI generează o propunere completă, o exportă ca PDF și o trimite clientului — cu un pas de aprobare opțional.
Factură PDF → extragere furnizor, sumă, dată → sistem contabil
Facturile primite sunt scanate și procesate automat: se extrag furnizor, sumă, TVA, dată, număr factură și se trimit în coada contabilă sau ERP.
Clasificare automată documente (facturi, contracte, cereri)
Documentele primite sunt clasificate automat pe tip și mutate în folderul corect — fără să mai sorteze cineva manual.
Formular onboarding → email de bun-venit → task intern creat
Când un client nou completează formularul de onboarding, primește automat un email de bun-venit personalizat și se creează un task intern de urmărire pentru echipă.
Generare răspunsuri email repetitive cu aprobare umană
Emailurile frecvente (cereri de informații, confirmări, follow-up-uri) primesc un draft de răspuns generat de AI. Echipa aprobă cu un click și emailul se trimite.
Cum funcționează
De la documentul sau emailul tău la un flux funcțional în 1–2 săptămâni.
Alegem fluxul de automatizat (30 min)
Ziua 1
Identificăm documentul sau emailul cel mai potrivit pentru primul flux: cel mai frecvent, cel mai consumator de timp sau cel mai predispus la erori.
Build & integrare (3–7 zile)
Ziua 2–8
Implementăm extracția, parsarea și integrarea cu sistemul tău. Configurăm pasul de aprobare umană dacă e necesar.
Testare cu documente reale & livrare
Ziua 9–10
Testăm fluxul cu documente și emailuri reale din firma ta. Livrăm cu documentație scrisă și training pentru echipă.
Alege ce automatizăm primul
Fiecare pachet se livrează independent și poate fi extins ulterior.
Automatizare Email & Document
1–2 săptămâni
Un flux email sau document, de la zero la funcțional.
- 1 flux email sau document
- Integrare cu sistemul tău existent
- Pas de aprobare umană (opțional)
- Testare cu date reale
- Documentație și training
Generator de Propuneri
1–2 săptămâni
Cerere de ofertă → propunere generată de AI → PDF → trimisă clientului automat.
- Procesare cereri de ofertă (email sau formular)
- Generare propunere cu AI pe baza template-ului tău
- Export PDF automat
- Trimitere email către client
- Pas de aprobare înainte de trimitere
Extragere Date Facturi
1–2 săptămâni
Facturi PDF → extragere date structurate → sistem contabil sau ERP.
- Procesare facturi PDF primite
- Extragere furnizor, sumă, TVA, dată, număr
- Export în format structurat (Excel, CSV, API)
- Integrare cu sistemul contabil
- Alertă pentru facturi cu erori sau lipsă date
Suport Lunar
Monitorizăm fluxul activ și adăugăm noi tipuri de documente sau emailuri.
- Monitorizare flux activ
- Ajustări și îmbunătățiri
- Adăugare tipuri noi de documente
Automatizarea documentelor este un prim pas bun. Iată ce poate urma.
Fiecare pas se construiește pe ce ai deja. Avansezi în ritmul tău.
Hai să automatizăm primul document sau email
Descrie-ne documentul sau emailul care consumă cel mai mult timp din echipa ta.
Descrie în 2 rânduri ce vrei să automatizezi. Răspundem în câteva ore.
Deschide WhatsApp →Trimite-ne un mesaj
Lasă-ne datele tale și un scurt rezumat al fluxului. Te contactăm în 24h.
Rezervă un apel de 30 min
Discutăm documentul sau emailul specific și vedem ce e posibil.
Deschide în Calendly →Întrebări frecvente
Cu ce tipuri de documente lucrați?
Facturi PDF, contracte, cereri de ofertă, formulare de onboarding, documente de transport, procese verbale, rapoarte — orice document cu structură repetitivă. Dacă ai un tip specific de document în minte, scrie-ne și verificăm compatibilitatea.
Cât de precisă este extragerea datelor din PDF?
Pentru documente cu structură clară și consistentă (facturi standard, formulare tipizate), precizia este de 95–99%. Pentru documente cu formate variabile sau calitate slabă a scanării, configurăm un pas de verificare umană pentru cazurile cu încredere scăzută. Nu livrăm niciodată un flux fără să testăm cu documente reale din sistemul tău.
Funcționează și cu emailuri în română?
Da. Modelele AI cu care lucrăm înțeleg și procesează corect textul în română, inclusiv cu diacritice, argou de business sau terminologie specifică industriei tale. Testăm întotdeauna cu emailuri reale din inbox-ul tău.
Ce se întâmplă dacă un document nu poate fi procesat corect?
Configurăm un mecanism de fallback: documentele care nu îndeplinesc un prag de încredere sunt rutate automat la un om pentru procesare manuală, cu o notificare clară. Astfel, nimic nu se pierde — fluxul gestionează 80–90% din volum, restul ajung la echipă cu prioritizare automată.
Trebuie să schimbăm sistemele pe care le folosim deja?
Nu. Proiectăm fluxurile să se integreze cu ce ai deja: Gmail, Outlook, Google Sheets, Excel, orice ERP cu API sau export, sisteme contabile (Saga, SmartBill, etc.). Scopul este să adăugăm automatizare fără să perturbăm ce funcționează deja.